Google Docs, Sheets et Slides offrent un accès hors-ligne. Pratique pour pouvoir continuer de travailler sans connexion. Voici comment en profiter.
Parmi les grands changements initiés dans nos logiciels ces dernières années, on peut évidemment citer le passage des apps desktop aux web apps, lesquelles se chargent dans le navigateur. Google a été l’un des pionniers en la matière. Ses outils comme Google Docs, Gmail, Google Calendar, Google Photos et les autres sont accessibles de n’importe où, pour peu que vous ayez un navigateur web et une connexion à internet.
Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi ce genre d’apps est populaire : rien à installer, pas besoin de se souvenir de sauvegarder quoi que ce soit. Si vous changez d’ordinateur, ou que vous devez collaborer avec d’autres personnes, cela se fait bien plus facilement avec une web app que si vous devez gérer des fichiers et des logiciels sur un disque dur en local.
Le seul réel inconvénient, finalement, avec ce genre d’outils en ligne est le besoin, justement, d’être connecté. Il s’avère cependant que les outils Google Docs, Sheets et Slides peuvent être utilisés en mode hors ligne, dans une certaine mesure. Vous pouvez ainsi rester créatif et productif même dans l’avion ou au beau milieu de nulle part, sans connexion.
Configurer l’accès hors ligne
Il y a un petit travail de préparation à réaliser pour que Docs, Sheets et Slides puissent être utilisés hors ligne. Il ne suffit pas de lancer ces outils dans votre navigateur comme vous le feriez normalement.
Pour que cela fonctionne, il vous faut Google Chrome ou Microsoft Edge (tous deux basés sur le moteur Chromium) et vous devez avoir suffisamment d’espace sur votre disque dur pour stocker les fichiers nécessaires – cela ne représente pas énormément -.
Allez sur Google Drive et connectez-vous avec votre compte Google, si nécessaire. Cliquez sur l’icône en forme de roue crantée (dans le coin supérieur droit), choisissez Paramètres, puis Général et cochez l’option “Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil, tout en étant hors connexion”.
Ce paramètre est appliqué sur les trois applications web, mais pas sur tous vos appareils. Vous devrez donc l’activer sur chaque ordinateur que vous utilisez. Vous verrez un message apparaître à l’écran indiquant que l’accès hors ligne est en train d’être configuré. Après quelques minutes, le tour sera joué.
Comme l’indique cette option, cela s’applique aux fichiers récents. Vous pouvez vous assurer qu’un fichier est disponible en mode hors-ligne en faisant un clic droit dessus dans Google Drive et en choisissant “Rendre accessible hors connexion” ou en cliquant sur l’icône en forme de nuage à côté du titre d’un fichier lorsque celui-ci est ouvert dans le navigateur, puis en activant l’accès hors-ligne.
Lorsque vous ouvrez Google Drive ou des fichiers Docs, Sheets ou Slides en étant hors ligne, les fichiers qui ne sont pas disponibles seront grisés.
Travailler avec les fichiers hors-ligne
Vous ne remarquerez pas grande différence en travaillant hors ligne avec Google Docs, Sheets et Slides – les outils fonctionnent de manière très similaire lorsque vous n’avez pas de connexion et lorsque vous en avez une, avec certaines exceptions évidentes (impossible, par exemple, de charger une image depuis le web) -.
Certaines des actions sont cependant légèrement différentes en mode hors-ligne. Par exemple, si vous créez un nouveau fichier, vous devez lui donner un titre immédiatement. Il n’est pas possible de renommer ou télécharger des fichiers, ni même les déplacer d’un dossier à un autre dans votre compte Google Drive.
Gardez un œil sur l’indicateur de statut à droite du nom du fichier lorsque vous travaillez sur quelque chose. Celui-ci vous indique que les modifications ont bien été sauvegardées sur votre machine (cela se matérialise par une icône d’ordinateur et non plus une icône de nuage, comme c’est le cas quand vous êtes connecté(e)).
Google Docs, Sheets et Slides enregistrent toutes les modifications que vous effectuez hors-ligne et les synchronisent automatiquement sur les versions en ligne dès que la connexion est rétablie. Cela peut entraîner quelques couacs avec des fichiers partagés. Dans la mesure du possible, essayez de ne pas y toucher lorsque vous êtes déconnecté(e).
Accès hors-ligne sur mobile
On part du principe que vous réaliserez la majorité de votre travail dans Google Docs, Sheets et Slides sur un ordinateur conventionnel, mais l’accès hors-ligne est aussi possible depuis les apps mobiles de ces outils, pratique pour réaliser de petites modifications quand votre téléphone ou votre tablette est hors-ligne.
Dans l’app Google Drive pour Android ou iOS, tapotez sur les trois petits points à côté d’un fichier, puis choisissez “Rendre accessible hors connexion”. La procédure est identique si vous utilisez les apps individuelles pour Docs, Sheets ou Slides.
Vous pouvez aussi synchroniser les fichiers sur un téléphone ou une tablette en local lorsque vous avez un document, une feuille de calcul ou une présentation ouverte. Tapotez sur les trois petits dans le coin supérieur droit et activez le curseur “Disponible hors connexion”.
Pour voir vos fichiers hors-ligne sur mobile – que vous soyez dans l’app Google Drive, Docs, Sheets ou Slides -, tapotez sur les trois lignes horizontales (en haut à gauche) depuis l’écran principal avec la liste des fichiers et choisissez “Hors connexion”. Comme avec les apps desktop, les modifications que vous réalisez seront synchronisées sur le web dès que la connexion sera restaurée.
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