Todoist est une formidable application de productivité. Existante de plus de dix ans, il y a certainement des fonctionnalités que vous ne connaissez pas.
Todoist est l’une des plus vieilles apps qui existent pour gérer les tâches. Et le fait qu’une app de productivité existe depuis plus de dix ans en dit long sur sa faculté à s’adapter pour rester dans l’ère du temps. Mieux encore, ces dernières années, Todoist a entrepris un grand chantier de redesign et le résultat est vraiment fabuleux sur toutes les plateformes. Ajoutez à cela un grand nombre de fonctionnalités très utiles empruntées ici ou là et vous avez un service extrêmement performant. Mais que vous l’utilisiez depuis longtemps ou non, il y a certainement des fonctions qui vous sont encore inconnues, ou presque.
Apprenez à utiliser la saisie intelligente
La saisie intelligente est l’un des secrets les mieux gardés de Todoist. Le système analyse ce que vous tapez et peut déclencher les actions adéquates. Si vous tapez par exemple “récupérer du lait à 8 h demain”, il mettra en évidence la date et l’heure et ajoutera ces informations à la tâche.
Cela fonctionne aussi pour taguer des collègues, des projets, des filtres ou même pour définir un niveau de priorité (avec P1, P2, etc.). Utilisez # pour identifier un projet, @ pour ajouter un label et + pour assigner à un contact.
Maîtrisez la barre de commande
Les apps de productivité ont toutes, ou presque, un concept de barre de commande. Pressez Cmd/Ctrl + K et une barre façon barre de recherche complète va apparaître. Vous pouvez y saisir des commandes pour créer une nouvelle note, allez dans la boîte de réception ou autre.
Faites défiler la liste et vous verrez toutes les actions existantes et les raccourcis correspondants. Vous pouvez par exemple utiliser la touche Q pour passer en mode “saisie rapide” et la touche / pour ouvrir la recherche. La touche ?, quant à elle, vous montre les raccourcis existants.
Utilisez la zone de description pour prendre des notes complètes
Si vous êtes du genre à joindre énormément de détails dans une tâche, sachez que Todoist vous permet d’attacher une description à n’importe quelle tâche pendant que vous l’ajoutez. Mais il vaut mieux cliquer sur la tâche pour étendre la vue complète.
Lorsque vous êtes dans la section Description, vous verrez un template très complet. Vous pouvez surligner n’importe quel texte pour le formater et même y ajouter des liens. Et si vous le collez simplement, Todoist le convertit en lien cliquable avec le titre de la page.
Mieux encore, le Markdown est de la partie. Vous pouvez utiliser le dièse pour créer des sous-titres, le underscore pour l’italique, etc.
N’ayez pas peur de zoomer
La plupart des apps similaires sont pensées pour afficher énormément d’informations à l’écran et il est difficile de mettre tout ce contenu à l’échelle. Si vous voulez respirer un peu, ou ne voir que les tâches du jour avec un peu de détails, par exemple, vous allez adorer la fonction Zoom de Todoist.
Choisissez votre vue, puis utilisez le raccourci Cmd/Ctrl + Plus (+) pour zoomer. Le texte va s’agrandir, tout comme les éléments de l’interface. Faites-le cinq ou six fois, jusqu’à faire disparaître la barre latérale et vous ne verrez plus que la liste des tâches. À l’inverse, utilisez la touche Moins (-) pour dézoomer.
Gérez votre agenda selon vos tâches
Todoist offre une intégration poussée de Google Agenda, et ce, dans les deux sens. Si vous ajoutez une tâche avec une heure de début et de fin dans Todoist, celle-ci apparaîtra dans Google Agenda. Et lorsque vous créez une réunion dans Google Agenda, elle est visible dans Todoist. Avec synchronisation en temps réel dans les deux sens.
Vous devez cependant activer manuellement cette intégration, dans Paramètres > Intégrations > Naviguer > Google Agenda > Ajouter.
Transformez votre liste de tâches en tableau Trello
Si vous aimez les Kanban, Todoist à ce qu’il vous faut. Pas besoin de Trello ou Asana pour avoir un workflow opérationnel. Vous pouvez transformer n’importe quel projet en Tableau. Allez dans Vue > Tableau pour configurer votre Kanban. Todoist trie automatiquement les éléments via les sections. Vous pouvez cliquer sur une section pour la renommer et vous pouvez ajouter des sections.
Vous pouvez aussi revenir à la vue Liste n’importe quand.
Utilisez les Sections partout
Tout comme il est utile de partager des tâches en sous-tâches, séparer des projets en sections est très pratique. C’est plus utile d’ailleurs de le faire dans la boîte de réception, pour pouvoir trier les tâches dans différentes sections avant de les ajouter à un projet.
Organiser ses tâches dans différentes sections permet de séparer les choses et de gagner en clarté. C’est bien plus aisé qu’en ayant une liste interminable de tâches dans une liste projet.
Utilisez le bouton “Ajouter une section” dans le menu avec les trois petits points ou le raccourci avec la touche S pour ajouter une section. Donnez-lui un nom et commencez à ajouter des tâchez en les glissant-déposant.
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